Adoption M365, où commencer ?

Adoption M365 - Constat & Idées reçues

Je veux favoriser l'adoption de Microsoft 365 dans mon organisation, mais par où commencer ?
Microsoft 365 est un ensemble complexe d’applications multiples et variées qui se développent sans cesse. Il peut être difficile de savoir comment conduire cette adoption pour favoriser des usages qui auront du sens pour les métiers.
Pour savoir où commencer l'adoption de Microsoft 365 il faut d'abord bien en comprendre la valeur métier.
Mais avant ça, le premier pas nécessite de démentir au moins un mythe.

Microsoft 365 <> bureautique !

Certains pensent encore que M365 est simplement la version par abonnement du pack office, même si cette idée est dépassée. C’est surtout le cas dans les DSI de petite taille.
M365 ne se résume pas au Pack Office, qui est inclus dedans, mais c’est bien plus que cela. La suite M365 est un écosystème sécurisé de services dans le cloud. Ces services, très variés, s’adressent à deux publics : les administrateurs informatiques et les utilisateurs métier afin d’être créateur de valeur.

L'écosystème Microsoft 365 répond à la question : comment rendre mon organisation plus moderne et plus flexible au quotidien ?

Comprendre la valeur métier de Microsoft 365

Après avoir remis en question ses préjugés sur M365, la question est donc de savoir COMMENT moderniser mon organisation ? Quels sont les bénéfices métier des services de cet écosystème ?
On va examiner 5 dimensions dans lesquelles toute organisation humaine doit investir pour s’adapter et se renforcer :

Collaboration

Communication

Groupes et communautés

Expérience employé

Formation et développement

Collaboration

La Collaboration est l’aptitude des personnes à produire ensemble des résultats. Dans certains contextes favoriser la collaboration peut être à la fois complexe et pourtant essentiels :

Période de croissance

Turnover important

Hybridation du travail

Fusion/acquisition

Dans les contextes actuels il est incontournable d’avoir des outils. Un tableau blanc et un calepin suffisait il y a 10ans, mais la rapidité, la distance, le besoin de traçabilité et le besoin de conservation et d’exploitation des information ne permettent plus de se passer d’outils numériques pour collaborer.

Communication

La communication désigne la capacité d’une organisation à adresser des messages cohérents à toutes ses parties prenantes (internes ou externes).
Les thèmes et les canaux se sont diversifiés ces dernières années, mobilisant de plus en plus d’acteurs en interne et en externe :

Développement Durable

Satisfaction Client

Satisfaction Employés

RSE…

En interne comme en externe il est indispensable d’avoir les bons outils pour réussir. Que ce soit pour diffuser le message, en évaluer les effets, ou même rassembler les informations nécessaires en internes.

Groupes et communautés

Les organisations qui se développent, qui ont des membres dispersés géographiquement et qui connaissent un roulement du personnel doivent mettre en place des moyens pour éviter le compartimentage et pour partager les connaissances de manière transversale.
C’est probablement un des domaines les plus difficiles mais aussi un qui offre un retour sur investissement considérable.

Expérience employé

L’expérience employé est un sujet assez nouveau, surtout pour les organisations de petite taille, mais qui va prendre de plus en plus d’importance face à l’augmentation des contraintes liées au turnover employé. C’est aussi un sujet qui fait la différence entre les organisations selon les attentes des nouvelles générations.

En pratique, l’expérience employé englobe toutes les actions et communications qui touchent une personne depuis sa première interaction avec l’organisation jusqu’à son départ et au-delà.

Formation

La formation vise à transmettre le savoir de façon « verticale » dans l’organisation. Elle englobe tous les sujets liés au développement personnel, à la formation obligatoire, à la diffusion de pratiques standardisées, de façon cohérente et planifiée par l’organisation.

Chacune de ces dimensions dispose d’outils adaptés à M365 pour relever les enjeux des métiers concernés. C’est l’utilisation efficace de ces outils qui peut aider à résoudre les problèmes émergeants dans chacune de ces disciplines.

Prioriser ou impliquer

Vous avez probablement déjà repéré au moins un axe qui représente une priorité pour votre organisation. C’est sûrement là que vous pouvez créer le plus de valeur à moyen terme.

Cependant, progresser sur cet axe peut impliquer de progresser également sur d’autres axes. Par exemple, l’organisation doit peut être renforcer sa communication, pour rassembler en interne et augmenter sa crédibilité en externe. Mais pour y arriver, elle aura peut être besoin de renforcer auparavant la collaboration et l’aspect communautaire. Pour pouvoir produire des informations pertinentes à communiquer en amont. Et pour que les personnes en interne disposent de lieux d’échanges où se rassembler.

Il faudra donc choisir entre :

Prioriser, pour ne pas diluer le peu de ressources disponibles;

Impliquer les acteurs concernés, pour augmenter l’efficacité des ressources mobilisées.

La priorisation est l’option la plus facile, mais elle comporte, comme on l’a vu, le risque d’un changement partiel et superficiel. L’implication sera sans doute plus longue, mais aussi plus productive et beaucoup plus pérenne.

Centre d’Excellence Modern Workspace

Un Centre d’Excellence est une structure qui rassemble des personnes, des méthodes et des outils pour encourager l’adoption et l’innovation. Il est transversal et fonctionnel, et reflète son environnement.

Un Centre d’Excellence Modern Workspace est la solution la plus complète pour fédérer les métiers et la DSI autour d’un projet de transformation innovant. En outre, il dispose d’une image plus impartiale auprès des métiers.

Celui-ci pourra se baser sur des ressources externes pour savoir comment déployer M365, comme par exemple le Modèle de Maturité Microsoft 365 qui décrit les différents niveaux de maturité dans ces différentes disciplines mentionnées plus haut.