Note importante

Etudes de Cas

Nos études de cas peuvent être des exemples réels ou fictifs décrivant une situation type, suivi de nos réponses face à ce cas de figure.
Les noms et contexts sont purement imaginaires et ne servent qu'à la compréhension du cas. Tout rapprochement personnel serait involontaire.
Ces articles sont fournis à titre d'information et de connaissances et ne sauraient représenter un engagement de la part de Now I See Consulting, ou de toute société ou marque dont le nom serait cité.
Nous vous souhaitons bonne lecture !

Le cadre

TPE dont l'activité principale est des prestations de services intellectuelles.

Le cabinet Presta est composé de 15 salariés. Il est spécialisé dans des prestations de contrôle et d'études.
5 techniciens de contrôle passent 80% de leur temps en déplacements.
4 Ingénieurs d'études réalisent des chiffrages et des études techniques, assistés par 3 techniciens qui effectuent aussi certains déplacements.
3 personnes composent le service administratif qui assure les fonctions supports (démarchage, devis simples, secrétariat...)

Alain, le directeur et fondateur de l'entreprise, a constaté avec le temps et la croissance 3 domaines qui sont devenus source d'erreurs et de perte de temps. Bien qu’il ne les ait jamais considérés comme vitaux ou prioritaires, il aimerait trouver une piste d'amélioration.

Constat initial

Voici la situation décrite par le directeur.

DOCUMENTS ET MAILS

Comme toutes les entreprises, le cabinet Presta utilise et crée beaucoup d'information : fichiers de travail, dossiers client, livrables, échanges de mails, notes de frais… D'ailleurs Alain a toujours encouragé son équipe à documenter son travail : "faites des compte-rendu"," gardez trace des mails".
Malheureusement avec le temps il devient difficile de suivre toutes ces informations et Alain estime que pas loin de la moitié des informations que le cabinet stock sont obsolètes ou inutilisées.
Mais voilà, comment être sûr de différencier cette moitié des archives importantes (les enregistrements) et des documents de travail encore en usage ?

RECHERCHER L’INFORMATION

Alain aimerait, d’autre part, que ses ingénieurs mettent moins de temps à produire leurs études. Il sait que ces derniers ne partagent pas beaucoup leur travail en dehors des échanges verbaux. Chaque nouvelle étude commence presque à zéro et s’il leur arrive de réutiliser en partie des études précédentes, cela prend beaucoup de temps de trouver une étude similaire. Les ingénieurs préfèrent souvent ne pas se disperser en recherches vaines.
Ces derniers préféreraient encore faire de la veille technologique, comme Alain leur demande activement, mais là encore ils peinent à voir un réel retour sur investissement puisque les résultats de la veille ne sont que très rarement réutilisés.

ACCÉDER AUX DOCUMENTS

Pour Alain, le comble est arrivé la semaine dernière, lorsqu'un technicien a dû faire demi-tour après plus de 30 min de route, lorsqu'il s'est aperçu qu'un document essentiel était resté au bureau sur son autre clé USB. Le rendez-vous a dû être décalé au lendemain dans un agenda déjà surchargé. Afin d'avoir accès aux documents en déplacement lorsqu'ils ne sont pas connectés au réseau de l'entreprise, les techniciens utilisent souvent des clés USB.
Cette déconvenue a rappelé à Alain la fois où lui-même a oublié sa clé USB chez un client pensant que c'était une des clés USB de marketing. Heureusement qu'il n'y avait pas de documents confidentiels ! Juste les dernières versions de ses dossiers en cours qu'il a dû refaire.

La réponse

Gestion de Contenu d'Entreprise dans le Cloud.

Maîtriser l’Information à l'aide d'un Plan de Gestion de Fichiers.

Il est très dur de garder un historique ou une traçabilité d'échanges verbaux. Une entreprise n'a donc pas d'autre moyen que de créer et d'utiliser un vaste ensemble de documents et d'échanges écrits. Aujourd'hui, avec un accès à l'information grandement facilité par la technologie, le frein devient souvent le volume d'information disponible.

Plan de Gestion de Fichiers

Il faut maîtriser ce volume en planifiant et identifiant les ressources utiles à la marche de l’entreprise selon la nature et le rôle de l’information : documents de travail, livrables, contrats, enregistrements… Cela s'appelle le Plan de gestion de fichiers. Des outils tels que Microsoft Compliance peuvent vous permettre d’intégrer et d’automatiser votre plan de gestion et de mieux gérer le cycle de vie de votre information.

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Utiliser un centre de recherche documentaire.

Une fois le volume documentaire et l'obsolescence maîtrisés, il faut rendre le contenu accessible avec pertinence.

L'approche d’un classement hiérarchique par "dossiers" (pour ne pas dire par "chemises"), telle qu'on l’a toujours pratiqué sur le disque dur de son ordinateur ou sur son bureau a certaines limites. Dans beaucoup d'activités, cette organisation de l'information se prête mal à la collaboration ou à une création de valeur non linéaire.
Certains processus métiers nécessitent au contraire de garder l'information au plus proche de l'utilisateur, voir des utilisateurs. Lesquels peuvent être éloignés géographiquement, fonctionnellement, ou même dans des entreprises différentes.

Les outils de gestion documentaire, comme Microsoft SharePoint Online permettent de classer l'information à l’aide de métadonnées. L’information n’est plus classée en fonction de son lieu de stockage, mais par un ensemble d’informations qui la caractérise.
Un procédé d’indexation rend ensuite les informations accessibles via un moteur de Recherche intégré.

Centre de recherche documentaire

Cette nouvelle approche du classement est essentielle pour soutenir des processus et organisations complexes

En d'autres mots, il faut imaginer une organisation sous forme d’un réseau où le point focal est une fonction Recherche ; en lieu et place, ou complément, d’une organisation hiérarchique traditionnelle. Cette nouvelle approche du classement est essentielle pour soutenir des processus et organisations complexes (e.g. organisations matricielles, processus de création de valeur sous forme « d’ateliers »…)

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Organiser l’accès et le partage de l’information.

Cette nouvelle gestion du contenu de l’entreprise peut être complétée par une nouvelle approche de l’accès à l’information. Les problématiques de mobilité, la richesse des parties prenantes (on pense notamment à l’intégration de parties externes directement dans la valeur ajoutée de l’entreprise, avec la notion d’entreprise étendue) et les problématiques de sécurité, demandent un aménagement spécifique de l'accès et du partage documentaire.

La technologie du Cloud apporte les fonctionnalités nécessaires pour gérer l'accès et le partage de documents dans ce nouvel écosystème.
L’utilisation du Cloud permet entre autres d’accéder depuis n’importe où aux ressources documentaires, de gérer les situations hors-connexion, d’intégrer des processus de validation, de créer des accès et espaces collaboratif et de gérer la sécurité avec le niveau de contraintes adéquate.